Rainer Otterbein

Dipl. – Dokumentar (FH)

Berufliche Stationen & Kompetenzen

Schnelle Einarbeitung in neue Branchen und Abteilungen:

Aufbau von Bibliotheken und Archiven

  • Strukturierung und Aufbau eines Vorstandsarchivs
  • Organisation der Liederbüchersammlung und der eigenen Magazine in der Verwaltung eines kirchlichen Verbandes
  • Überführung von unsortiert gelagerten Prozessdokumenten in eine sortierte und datenbankgestützte Archivstruktur
  • Regulatorische Aktualisierung von Dokumentenarchiven
  • Vorbereitung von Dokumenten-Archiven zum systematischen Einscannen durch externe Fachfirma, um später die PDF-Dokumente direkt in die Datenbanken einstellen zu können
  • Klassifizierung von Beständen, Erstellung von Indizes und Signaturen

Elektronische Dokumentenspeicherung

  • Kenntnisse von Datenbankstrukturen
  • Anwendung definierter Nomenklatur für Dokumente
  • Klassifizierung, Indexierung, Metadaten
  • Schnelle Einarbeitung und Umgang mit unterschiedlichsten Datenbankanwendungen

Recherche

  • Dokumentenrecherche, physisch und elektronisch/online (auch „außerhalb von Google“)
    • in der Auskunftsabteilung eines großen Pressearchives, mit tausenden von ausgewerteten Presseartikeln, aufgeklebt auf DIN A4-Zetteln und aufbewahrt in tausenden von Hängeordnern in unzähligen Archivregalen
    • in der Rechercheabteilung einer Unternehmensberatung, Ad-hoc – Recherchen nach bestimmten Anfragen, als auch als pro-aktive Newsfeeds zu vorher definierten Themen und Branchen („Ich brauche immer alles Aktuelle zum Thema Erneuerbare Energien!“).
    • in der Wissensmanagement-Abteilung einer Management-Beratung, Anfragen etwa: „Wie viele Interieur-Varianten gibt es beim Modell XY des Autobauers ABC?“
  • Verifizierung und kundengerechte Aufbereitung der Rechercheergebnisse gehört selbstverständlich immer dazu!

IT

  • Programmierstrukturen
  • HTML
  • Datenbankenanwendungen (z.B. Lotus Notes, FileSurf, EDMS (auf Stellent), IBM, SharePoint)
  • MS Office
  • Confluence
  • FAME, TOPSOZ, P&D, INPRO
  • Windows-Aufgabenmanager
  • SQL-Strukturen

Schulungen/Trainings konzeptionieren und durchführen

  • Erstellen von Schulungspräsentationen zum Wissensmanagement in der Firma
  • Regelmäßige Durchführung von Mitarbeiterschulungen für neue Kolleginnen und Kollegen im Rahmen der Einführungsseminare
  • Regelmäßige Durchführung von Schulungen (vor Ort und Online) für neue Kollegen, am Standort und in anderen europäischen, asiatischen und australischen Büros
  • Planung und Durchführung von Key-User- und Anwenderschulungen für Kunden, remote oder vor Ort am Kundenstandort

Scannen

  • Durchführung verschiedener Projekte, tw. in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern für das Scannen vor Ort (Erstellen der Vorgaben und Monitoring der Durchführung), für Standorte in Madrid, Paris, Mailand, Prag, Dubai, London, Johannesburg, Tokyo
  • Vorbereiten und Scannen der Papierdokumente, Erstellen der PDFs, Umsetzung der Namenskonvention
  • Qualitätskontrolle der gescannten Dokumente im Toleranzbereich
  • Fachgerechte Entsorgung der Papierdokumente

Vorträge und Präsentationen

  • Vorstellung der Projektergebnisse zur Erstellung einer Patientenbücherei an der Medizinischen Hochschule Hannover vor den beteiligten Gremien
  • Seit vielen Jahren regelmäßige Durchführung von Mitarbeiterschulungen
  • Fachvortrag bei den Wissensmanagement-Tagen in Stuttgart

Und auch im privaten Bereich:

  • Predigt und Andachten im Rahmen der Kirchengemeinde
  • Viele Jahre Erfahrung mit Chorauftritten, auch als Solist
  • Vorbereitung und Durchführung von gemeindlichen Hauskreisabenden

Datenschutz

  • 2008 bis 2016 Datenschutzbeauftragter einer internationalen Firma (die GmbH in Deutschland, zentrale Bereiche der Personalabteilung in London, Zentrale in New York, Rechenzentren in USA, Asien, …)
  • Einarbeitung in das für mich bis dato fremde Thema durch verschiedene Schulungen
  • Vertretung und Durchsetzung von Datenschutz gegenüber betreffenden Stellen, vor Ort, in London, in New York
  • Erstellung der Datenschutzerklärung

Home-Office und Flexibles Arbeiten – für mich mehr als nur ein Konzept:

  • Routine mit Rhythmus: Manche langatmigen Routineaufgaben laufen abends mit Musik und einem Snack auf dem Schreibtisch einfach besser – und machen dann sogar Spaß.
  • Selbstdisziplin & Motivation: Ob früh morgens oder spät am Abend – ich arbeite dann, wenn ich konzentriert und effektiv bin. Und das funktioniert richtig gut.
  • Frühstart mit Mehrwert: Online-Training mit Kolleg:innen in Sydney? Kein Problem – 5 Uhr morgens, direkt nach dem Aufstehen. Kaffee & Familienfrühstück danach inklusive.
  • Spontanität ohne Stress: Handwerkertermin um 8? Kein Urlaubstag nötig – ich bleibe flexibel und arbeite drumherum.
  • Familie & Job im Einklang: Wenn Schule ausfällt oder die Kinder krank sind, bleibt der Betrieb nicht stehen. Ich finde Lösungen, die allen gerecht werden.

Fremdsprachenkenntnisse:

  • Englisch: über 20 Jahre tägliche Anwendung als Geschäftssprache, mündlich und schriftlich fortgeschritten
  • Französisch: 7 Jahre bis zum Abitur; Konversationslevel
  • Spanisch: Grundlagen durch diverse VHS-Kurse
  • Dänisch: Grundkenntnisse und aktuelles Lernprojekt

Weiteres zeitweiliges betriebliches Engagement außerhalb meiner Kerntätigkeit:

  • Brandschutzhelfer
  • Evakuierungshelfer
  • Messebau


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